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2 settimane fa

Studio Legale - Avv. Miotto e Costantin

IL PRIMO INCONTRO A QUATTRO - di Alessandra Hopps Il four way meeting è il cuore del metodo collaborativo. In vista del primo incontro con l’altro coniuge e il suo avvocato, è necessario che prepariamo adeguatamente il cliente, non solo sotto l’aspetto delle questioni giuridiche che verranno esaminate e discusse con l’altra parte, ma soprattutto per ciò che riguarda l’atteggiamento da tenere nel corso della riunione e, in definitiva, per l’intera durata del procedimento. Sarà opportuno, quindi, convocare il cliente per una sessione in cui insieme faremo una sorta di “ripasso” delle informazioni che gli abbiamo fornito in occasione del primo colloquio, allorquando abbiamo raccolto la sua adesione rispetto a tale modalità di gestione della crisi familiare. E’ stato ribadito in più occasioni, sia nella parte introduttiva di questo manuale sia nei capitoli precedenti, come la pratica collaborativa differisca in maniera sostanziale da ogni altra forma di risoluzione del conflitto in sede giudiziaria, in ragione del fatto che non prevede la delega da parte del cliente all’avvocato (e da parte dell’avvocato al magistrato), in riferimento alla disamina degli aspetti da regolamentare e alla conseguente definizione delle condizioni a cui subordinare l’accordo. Il metodo collaborativo pone le parti coinvolte al centro del procedimento e prevede che siano loro in prima persona, in quanto soggetti maggiormente informati delle esigenze della propria famiglia, a individuare la soluzione più confacente e destinata a rimanere efficace nel corso del tempo. Ciò presuppone, da parte dei coniugi, un elevato livello di fiducia nel metodo e un alto grado di impegno nella negoziazione. La seduta che siamo tenuti a organizzare con il nostro cliente, in vista del successivo incontro a quattro, deve essere appunto finalizzata a rinsaldare la convinzione della parte nella modalità operativa della pratica collaborativa, sotto ogni profilo. In occasione di tale sessione, sarà opportuno rivedere il decalogo delle regole comportamentali richieste in sede collaborativa, secondo le definizione fornita agli inizi degli anni 90 da Stuart G. Webb e Ronald D. Ousky, rispettivamente ideatore e pioniere del Diritto Collaborativo : 1) si possono aggredire il problema e le preoccupazioni che ne conseguono, ma non si deve mai attaccare la controparte; 2) non si devono prendere posizioni etiche o di principio o basate su pretese giuridiche, senza essersi espressi in termini di bisogni/interessi e del risultato che si vuole ottenere; 3) è bene lavorare per l’accordo più costruttivo per entrambi; 4) non si deve interrompere se parla l’altro; 5) mai utilizzare un linguaggio che colpevolizzi o metta in difficoltà l’avversario; evitare ironia o sarcasmo; essere rispettosi; 6) esporre il proprio pensiero iniziando la frase con IO: è il modo per sottolineare che si tratta della propria opinione, senza scherno. Chiamare l’altro per nome, senza usare LUI o LEI; 7) esprimere la propria lamentela come preoccupazione, cercando di proporre suggerimenti; 8) segnalare dubbi o ostacoli al proprio avvocato; 9) rispettare gli orari ed essere puntuali rispetto agli adempimenti assegnati; 10) praticare l’ascolto attivo di tutti con tutti al tavolo della trattativa. Occorre poi ricordare al cliente di individuare quali sono i suoi reali obiettivi, in maniera tale che nel corso dell’imminente incontro a quattro il confronto sia indirizzato sulle concrete esigenze dei coniugi (e dei figli), al fine di un primo vaglio delle possibili alternative. In occasione di questo colloquio, sarà fondamentale anche far presente alla parte che, fin dal primo incontro a quattro, verranno poste sul tavolo della trattativa quelle questioni che necessitano di una immediata regolamentazione (temporanea assegnazione della casa coniugale e ripartizione delle relative spese, collocamento dei figli ed esercizio del diritto di visita da parte del genitore che lascerà l’abitazione, entità del contributo al mantenimento, eventuale accollo di oneri per impegni di natura finanziaria). Per poter avviare una negoziazione efficace in merito a tali argomenti, è necessario che entrambi i coniugi si presentino al primo incontro a quattro disposti ad esibire la documentazione utile alla disamina degli aspetti che richiedono una definizione urgente. Alla luce di ciò, è, pertanto, indispensabile indicare al cliente quali dati debba procurarsi, in vista della riunione con l’altra parte e il suo avvocato, rammentandogli il dovere di trasparenza a suo carico e l’impegno a non trarre vantaggio da situazioni di incertezza. In questa fase, seppur possa sembrare pleonastico, dobbiamo una volta di più ribadire al cliente che il nostro mandato è limitato all’assistenza nel corso del procedimento collaborativo e che non potremo, in alcun modo, seguirlo in una eventuale azione giudiziaria, di cui dovesse essere il promotore ovvero il destinatario, laddove la trattativa non andasse a buon fine. Una volta ottenuta la conferma – da parte del cliente – della sua adesione convinta al metodo, dobbiamo leggergli il testo dell’accorso partecipativo – che, in seguito al contatto con il collega dell’altra parte, avremo predisposto - in modo da verificare se ci siano ancora punti oscuri da chiarire, in vista della sottoscrizione del testo, che avverrà in occasione del primo incontro a quattro. Ci sono suggerimenti ben precisi rispetto alle condizioni da rispettare, affinché un incontro a quattro si svolga in maniera serena. Alcune indicazioni riguardano aspetti dello spazio fisico, all’interno del quale la riunione si svolge: a) le dimensioni della stanza dovrebbero essere discretamente contenute, in modo da creare un ambiente raccolto e accogliente b) il tavolo, intorno al quale prendono posto i coniugi e i loro avvocati, dovrebbe avere preferibilmente forma rotonda, al fine di non creare contrapposizioni fra le parti. In difetto di tavolo rotondo, è consigliabile tenere l’incontro disponendo unicamente le sedie in circolo c) la disposizione dei partecipanti all’incontro prevede i due coniugi vicini, o, comunque, dallo stesso lato e gli avvocati dall’altro, cosicché le parti private non siano costrette a sedere una di fronte all’altra e a provare disagio, dovendosi guardare per tutta la durata dell’incontro d) l’avvocato che ospita la riunione dovrebbe rendere confortevole la stanza, predisponendo anche sul tavolo fiori freschi e generi di conforto (bibite, cioccolatini). Per quanto riguarda, invece, gli aspetti relazionali, gli avvocati devono mostrarsi sereni uno con l’altro e pronti all’ascolto nei confronti di entrambe le parti, incoraggiandole a prendere l’iniziativa nell’affrontare le varie questioni e nel portare avanti la discussione. Seppur ciascuno degli avvocati si sarà premurato di tenere un incontro di preparazione con il proprio cliente, riepilogando i vari passaggi del procedimento e le regole di condotta, è bene che, anche all’inizio dell’incontro a quattro, si provveda a passare in rassegna la scansione delle varie fasi della negoziazione e si ribadiscano, da un lato, l’impegno assunto con la sottoscrizione dell’accordo partecipativo e, dall’altro, l’importanza del rispetto dei doveri posti a carico delle parti. A questo punto, gli avvocati solleciteranno ciascuna delle parti a dichiarare i propri obiettivi, in maniera tale che, in vista della seconda riunione, i coniugi possano meditare sulla soluzione da proporre all’altro, rispetto ai punti di discussione già evidenziati. Il primo incontro si conclude con la lettura e la sottoscrizione dell’accordo partecipativo e con l’indicazione alle parti degli adempimenti da porre in essere entro il successivo. In base a ciò che si era stabilito in occasione del primo contatto, uno dei due avvocati si occuperà della redazione di una minuta dell’incontro. ... vedi altrovedi meno

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